Análise · Poli Digital

Manter a Poli ou migrar de CRM?

Decisão de ferramenta para a MedicMais, com base na reunião com a Poli Digital e no diagnóstico de uso. A conclusão em uma linha: o gargalo não é a ferramenta — é o processo. E a novidade que muda a conta: a API da Poli agora dá para ler as conversas e receber eventos em tempo real, o que permite montar o CRM por cima sem trocar de sistema.

27/08/2026 · valores aproximados · câmbio ≈ R$5,40/US$ · disparos Meta são comuns a todas as opções

Hoje

O que a MedicMais paga e usa

R$550

6 usuários de chat/mês

+ disparos Meta (WhatsApp)

usuários no atendimento

acessam o chat da Poli

R$0

gastos com CRM (Flow)

não contratado / não usam

+R$29,90

por usuário, se ligar o Flow

×6 = ~R$179/mês extra

O contrato é de chat/WhatsApp para 6 atendentes. O Poli Flow (a camada de CRM: funil, automação) não faz parte e custa à parte por usuário. Ou seja: hoje pagam por caixa de entrada, não por CRM — que bate com o diagnóstico (CRM vazio).

A virada da reunião

A API entrega o que faltava — testado ao vivo

Criamos o aplicativo, geramos o token e lemos conversas reais. Não é promessa: está verificado.

Conversa real lida pela API (anonimizada)

Endpoint /contacts/{id}/messages — o texto vem em components.body.text.

[sistema] contato redirecionado para atendente

paciente: Oi bom dia

paciente: [imagem do pedido]

paciente: Vcs fazem esse exame?

clínica: Olá, seja bem-vindo à Medicmais! Como podemos te ajudar?

✅ Verificado: mensagens + tempo real

Com o token do app privado, lê-se o conteúdo das conversas (paciente e clínica), inclusive áudio e imagem, e dá para cadastrar webhook para receber cada nova mensagem na hora. Não depende do Flow.

Habilita a camada V4 por cima

Com isso a V4 monta o que a Poli não dá nativa: régua de retorno, funil, cadastro, atribuição anúncio→paciente, análise do conteúdo das conversas por IA e dashboard vivo — em n8n + Supabase, ligados ao relatório e ao orçamento.

O que o paciente fala

Exame é o coração do WhatsApp

Lendo o conteúdo real das conversas (amostra de 40 recentes): metade é sobre exame. Odonto quase não chega sozinho.

Motivo do contato

Classificado pelo texto das mensagens do paciente.

Exame / resultado48%
Outros20%
Consulta / agendar15%
Só saudação10%
Odonto5%
Preço3%

Como falam

Boa parte da intenção não vem em texto.

~25%

mandam imagem

foto do pedido / exame

~23%

mandam áudio

explicam por voz

Três leituras: (1) exame é o maior volume — agendar exame e avisar resultado é a maior alavanca de recorrência; (2) odonto não chega sozinho (5%), confirmando que precisa de oferta ativa; (3) um quarto manda áudio/imagem — um bot só de texto perderia essa gente; a leitura por IA (já testada) capta.

Comparativo

As opções na mesa

Custo mensal só de ferramenta (disparos Meta são iguais em todas). Kommo em Advanced, o tier que tem bot/automação.

Opção	Custo/mês	Migração	CRM	Encaixe V4
Poli chat (hoje)	R$550	—	nenhum	baixo
Poli chat + Flow	~R$730	baixa (ativar)	funil/automação Poli	médio
Poli chat + camada V4	R$550 + build V4	nenhuma	via n8n/Supabase	alto
Migrar p/ Kommo (Advanced)	~R$1.130 + integração	alta (migrar nº)	CRM completo nativo	médio

Kommo Advanced: 6 × US$35 ≈ R$1.130/mês (preço subiu em 01/09/2026; Base US$25 não tem bot/automação, o que inviabiliza a régua). Some ainda a integração de WhatsApp e o custo/risco de migrar o número.

Recomendação

Assinar o Flow, montar e treinar

Poli Flow + treinamento — em fases

Ligar o CRM nativo da Poli (Flow), montar o funil/carteira e treinar o time com este manual. O time opera sozinho, sem virar dependência técnica, e o número principal já é oficial (WABA) — a régua roda nele. O gargalo é processo, não ferramenta: por isso o treinamento é o que faz a diferença.

Fase 1 — Atendimento / call center

Flow + treino + triagem + régua de exame pronto e retorno (o motivo nº1) + cadastro. Estabiliza a recepção e já levanta receita da base.

Fase 2 — Vendas

Oferta ativa de odonto (o ticket escondido), conversão, funil comercial e atribuição anúncio→paciente.

Fase 3 — Inteligência V4

Leitura de conversas por IA, dashboard vivo e merge com o orçamento. Complementa o Flow — não compete. Entra quando as fases 1 e 2 estiverem rodando.

Custo

Quanto custa cada peça

Mensal, aproximado. Confirmar WABA/disparo e API com a Poli.

Item	Custo/mês	Observação
Chat Poli (6 usuários) — já pagam	R$550	base atual + disparos Meta
Poli Flow (CRM)	+R$29,90 / usuário	6 usuários ≈ +R$179
Disparos WABA (régua)	por mensagem (Meta)	template utilitário é barato; confirmar volume
Leitura via API (Fase 3)	a confirmar	perguntar à Poli se vem junto ou à parte
— alternativa: migrar p/ Kommo	~R$1.130 + integração	não recomendado agora

Ordem de grandeza: ativar o CRM (Flow) custa ~R$179/mês + o disparo da régua (Meta, por mensagem). Muito abaixo de migrar para o Kommo — e o time assume a operação.

Números

O principal já é oficial (WABA)

Verificado na config dos canais: o número principal está na API oficial do WhatsApp — pronto para automação. O segundo é conexão QR.

Número na Poli	Conexão	Pronto p/ régua/disparo?
Medicmais · +55 38 9733-9883	API oficial (WABA)	sim
MedicMais 2	não-oficial (QR)	não (frágil)

Principal pronto para automação

O número principal já é WABA oficial (waba_id e business verificados) — a régua e os disparos podem rodar nele com estabilidade. Não precisa migrar.

O 2º número é QR

O MedicMais 2 está em conexão QR (não-oficial) — frágil e sem automação confiável. Decidir: migrar para oficial ou aposentar, concentrando no principal.

Unificação real: no paciente

Não se “fundem” dois números, mas na ficha o paciente é único por CPF/telefone — mesmo com mais de um número, o histórico junta num cadastro só.

A API enxerga os 2 números conectados à Poli. Se houver outros fora dela (unidades, celular de médico), precisam ser mapeados com a clínica. Custo de disparo (template Meta) existe em qualquer cenário que use o número oficial.

Risco

Por que migrar número é delicado

Migração de WhatsApp não é trivial

A MedicMais tem número WABA em produção. Trocar de plataforma exige migrar o número com cuidado — feito errado, a conexão cai em silêncio e conversas se perdem. É custo e risco reais que pesam contra o Kommo, e a favor de manter a Poli.

Plano de ação

Por onde atacar — agora

Ordenado por impacto rápido no comercial. As 3 primeiras já dão resultado em semanas.

1. Régua de retorno — a maior alavanca (semana 1–2)

Ataca os 78% que não voltam, começando pelo que é maior volume: aviso de exame pronto e retorno pós-consulta. Puxa receita da base que já existe, sem gastar em mídia. Precisa: número oficial + templates.

2. Fluxo de exame (o maior motivo — 48%)

Metade das conversas é exame. Padronizar: receber pedido (foto/áudio) → orçar/agendar → avisar resultado → oferecer retorno. É o trilho de maior volume da clínica.

3. Oferta ativa de Odonto (o ticket escondido)

Odonto é 6% das conversas e (a validar) ~70% do faturamento — não chega sozinho. Oferecer avaliação odontológica a quem entra por clínico/exame, e uma campanha própria.

4. Cadastro + origem em toda conversa

Nome + CPF e “de onde veio” viram base de recall e prova de marketing (hoje 0% e 91% em branco). É o alicerce do CRM.

5. Bot de triagem + tirar peso de 2 pessoas

Todo mundo abre com “bom dia”. Um bot que pergunta “exame, consulta ou odonto?” resolve a triagem e distribui a fila (hoje 84% em 2 atendentes).

6. Consolidar números + migrar para oficial (WABA)

Um número oficial para divulgação e conexão estável, destravando automação e disparos.

Ações da V4 esta semana

#	Ação	Situação
1	App + token na Poli (leitura de conversas)	✅ feito e testado
2	Cadastrar webhook (mensagens em tempo real)	a fazer
3	Ingerir conversas + atendimentos → Supabase	a fazer
4	Piloto da régua (exame pronto + pós-consulta)	a fazer
5	Definir número oficial + plano de migração WABA	com a clínica
6	Validar Odonto ~70% do faturamento	com a clínica

Nada é executado na operação deles sem aprovação. Manual de atendimento e diagnóstico completos no mesmo site.